Личная почта руководителя — не контур компании. Туда падают требования, акты сверки, письма по ЭДО и уведомления банка. Если письмо ушло в спам или в отпуск, срок ответа инспекции всё равно идёт.
Нормальная схема: корпоративный ящик на домене, доступ у директора и у бухгалтера, правило пересылки критичных писем, отдельная папка «ИФНС / фонды». Для ЭДО — подтверждённый адрес в системе оператора, не «какой-то gmail с 2014 года».
Отдельно проверьте, кто читает почту, указанную в ЕГРЮЛ и в личном кабинете налогоплательщика. Часто там до сих пор email прежнего бухгалтера.
Мы при подключении клиента сразу собираем карту: куда приходят требования, кто отвечает, какой срок. Это дешевле, чем восстанавливать пропущенное требование.