Нужно ли распечатывать электронные документы, полученные по ЭДО?

Электронный документооборот давно стал частью повседневной работы бухгалтерии. Счета-фактуры, УПД, акты, накладные и другие первичные документы всё чаще поступают в электронном виде.
Однако на практике многие организации продолжают распечатывать такие документы и подшивать их в бумажные папки.
Возникает вопрос: обязательно ли распечатывать электронную первичку и хранить её на бумаге?
Краткий ответ — нет. Если документ изначально составлен в электронной форме и подписан электронной подписью, его необходимо хранить как электронный документ.
В какой форме нужно хранить документ?
Основное правило содержится в ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте».
Пункт 24 ФСБУ 27/2021 устанавливает, что документы бухгалтерского учёта должны храниться в том виде, в котором они были составлены.
Это означает следующее:
если документ составлен на бумаге — хранится его бумажный оригинал;
если документ составлен в электронной форме — хранится электронный оригинал.
Таким образом, перевод электронного документа на бумагу не является необходимым условием его хранения.
Распечатка не заменяет электронный оригинал
Это один из наиболее важных моментов.
Предположим, организация получила через ЭДО электронный УПД, подписанный электронной подписью. Бухгалтер распечатал его и подшил в папку.
Что в итоге находится в папке?
Копия электронного документа.
Сам электронный оригинал продолжает существовать в цифровой форме.
Поэтому ситуация, когда организация распечатала все документы из ЭДО, но при этом не сохранила электронные оригиналы, является проблемной.
Бумажная распечатка не должна рассматриваться как полноценная замена электронному архиву.
Что представляет собой электронный оригинал?
Электронный документ — это не просто его визуальное отображение на экране или PDF-файл.
Важное значение имеет электронная подпись, с помощью которой подтверждаются авторство и целостность документа.
Поэтому при организации архива необходимо сохранять электронный документ в форме, которая позволяет подтвердить его подлинность и проверить электронную подпись.
На практике это означает необходимость сохранять электронные контейнеры документов, а не ограничиваться их распечатками.
Можно ли полностью положиться на оператора ЭДО?
Оператор электронного документооборота обеспечивает техническую инфраструктуру для обмена документами между участниками.
Однако наличие документов в личном кабинете оператора не означает, что организация должна отказаться от собственного подхода к архивированию.
Экономическому субъекту необходимо обеспечить сохранность документов бухгалтерского учёта и возможность предоставить их при необходимости.
Поэтому разумная практика — регулярно выгружать документы из системы ЭДО и формировать собственный электронный архив.
Как организовать электронный архив?
Чтобы снизить риск потери документов, рекомендуется выстроить понятную систему хранения.
1. Регулярно выгружайте документы
Не стоит рассчитывать исключительно на то, что все документы всегда будут доступны в личном кабинете оператора ЭДО.
Периодическая выгрузка позволяет сформировать собственный архив организации.
2. Сохраняйте электронные контейнеры
Не ограничивайтесь распечатанными формами документов или отдельными файлами.
Для подтверждения подлинности электронного документа важно иметь возможность проверить электронную подпись.
3. Создавайте резервные копии
Основной электронный архив должен иметь резервную копию.
При этом резервная копия должна храниться отдельно от основного массива данных.
Так снижается риск одновременной потери обеих копий при техническом сбое или другом инциденте.
4. Обеспечьте возможность проверки документов
Даже спустя несколько лет организация должна иметь возможность найти нужный документ и подтвердить его подлинность.
Поэтому важно заранее определить:
где хранятся документы;
кто отвечает за архив;
как осуществляется резервное копирование;
как восстанавливаются данные; каким образом проверяется электронная подпись.
Нужно ли вообще хранить бумажные копии?
Если электронный документ является оригиналом, распечатывать его исключительно для архивного хранения не требуется.
При этом бумажные документы, которые изначально были составлены на бумаге, продолжают храниться в бумажном виде в соответствии с установленными требованиями.
Иными словами, не следует искусственно переводить электронный документ в бумажную форму только ради привычной системы подшивки.
Что важно помнить бухгалтеру
Главный принцип можно сформулировать очень просто:
Документ следует хранить в той форме, в которой он был составлен.
Если первичный документ был создан и подписан в электронном виде, его оригинал должен сохраняться в электронной форме.
Распечатка может использоваться для удобства работы, ознакомления или иных целей, но она не должна заменять электронный оригинал.
Вывод
Отказ от обязательной распечатки документов, полученных по ЭДО, позволяет существенно сократить объём бумажного архива и трудозатраты бухгалтерии.
Однако переход на электронный документооборот — это не просто отказ от бумаги.
Организации необходимо правильно организовать электронное хранение, резервное копирование и возможность подтверждения подлинности документов.
Поэтому оптимальная модель выглядит так:
ЭДО → электронный оригинал → собственный архив → резервная копия.
А бумажная папка с распечатками не может быть полноценной заменой электронному архиву.